امروز: شنبه 25 آبان 1398
تصاویر منتخب
EDSAB Login

نام کاربری :
گذرواژه :

  • سیستم ارائه و کنترل گزارش پروژه


  • توضبحات:
    نظام مستند سازی و روش گزارش  دهی بر اساس مدیریت MIS 
     

     

    مباحث 


    [گزارش فنی

    [ مستند سازی

    [ هدف گزارش دهی و مستند سازی

    [موضوعات گزارش دهی و مستندسازی

    [روش گزارش دهی و مستند سازی

    [ابزارها و منابع گزارش دهی و مستند سازی

    [اصول و الگوريتم گزارش دهی و مستندسازی 

    [فرمت تهيه گزارش و مستندسازی

    1-     کدگذاری 

    2-     فهرست مطالب

    3-     مقدمه

    4-     تشریح مطالب

    5-     فهرست مستندات و مراجع مورد استفاده در تهیه گزارش

    [ اصول کد گذاری گزارشها، اسناد و مدارک پروژه ها 

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    نظام مستند سازی و روش گزارش دهی شركت ادصاب 

     

    تعاريف 

     

    گزارش فنی:

    برای هر یک از فعالیتهای علمی تخصصی که در فرآیند یک پروژه انجام می شود می باید گزارش فنی تهیه گردد. یک گزارش فنی می باید در بر گیرنده بخشهای زیر باشد.

    ·        موضوع گزارش 

    ·        روشهای علمی فنی بکار رفته برای انجام موضوع گزارش 

    ·        محاسبات و اقدامات انجام شده برای رسیدن به اهداف گزارش 

    ·        ارائه نتایج و دستاوردهای حاصل از محاسبات و اقدامات انجام شده 

    ·        تحلیل نتایج و نتیجه گیری 

     

    مستند سازی:

    مستند سازی یک گزارش فنی عبارت از تشریح، تبیین و تدوین روشن و کامل کلیه اصول، مبانی علمی و روشهای علمی اجرایی بکار گرفته شده در فرآیند محاسبه و اجرای موضوع گزارش می باشد  به نحوی که قابل فهم و درک برای کارشناسان صنعت برق يوده و بنوعي قابل تكرار باشد.

     

    1-  هدف گزارش دهی و مستند سازی:

    هدف از مستند سازی یک فعالیت علمی اجرایی عبارت از تبیین و تدوین کلیه اصول، مفاهیم، روشها، فرآیندها و فرضیات بکار رفته برای انجام موضوع فعالیت می باشد بگونه ای که با مطالعه آن بتوان اقدامات و فعالیتهای علمی اجرایی بکار رفته در انجام فعالیت را شناخته و در صورت نیاز بتواند آن را بازسازی و تکرار نماید.

     

    2- موضوعات گزارش دهی و مستندسازی:

    در یک پروژه می باید برای کلیه موضوعات زیر گزارش تهیه شده و مستند سازی گردند.

    ·        کلیه اصول، مفاهیم، روشهای علمی و فرضیات استفاده شده 

    ·        کلیه فرآیندهای اجرایی بکار گرفته شده 

    ·        کلیه نتایج و دستاوردهای علمی بدست آمده 

     

     

    3-                        روش گزارش دهی و مستند سازی:

    یک گزارش فنی طبق اصول زیر تهیه و مستند سازی می شود.

    1-   تشریح و تبیین کامل اهداف و شرح خدمات موضوع گزارش

    2-   تشریح و تبیین کلیه اصول، مفاهیم و فرضیات استفاده شده در گزارش بطور روشن و شفاف 

    3-   تشریح و تبیین کلیه روشهای علمی، استانداردها و الگوریتمهای بکار گرفته شده بطور روشن و شفاف 

    4-   تشریح و تبیین روشن کلیه فرایندهای اجرایی بکار گرفته شده 

    5-   تشریح و تبیین روشن کلیه نتایج و دستاوردهای حاصل در پروژه 

    6-   ارائه کلیه مراجع و منابع استفاده شده در گزارش 

    7-   تنظیم گزارش مستند سازی در یک ساختار منطقی و علمی 

    8-    در صورت نیاز استانداردهای مرتبط با مطالب گزارش آورده شوند

     

    4-ابزارها و منابع گزارش دهی و مستند سازی:

    برای گزارش دهی و مستند سازی فعالیتهای انجام شده در فرآیند یک پروژه می باید از ابزارها و منابع زیر استفاده شود.

    1-   مدارک علمی فنی استفاده شده در تهیه گزارش شامل مقالات و کتب علمی

    2-   گزارش کارشناسان از فرایندهای اجرایی پروژه 

    3-   سوالات و ابهامات مطروحه از طرف کارفرما و پاسخهای ارائه شده 

    4-   کلیه اقدامات، پیگیری ها و فرایندهای اجرائی انجام شده 

     

    5- اصول و الگوريتم گزارش دهی و مستندسازی 

    گزارش دهی و مستند سازی فعالیتهای پروژه طبق اصول زیر انجام می شود.

    1-   ایجاد سیستم و نظام کد گذاری برای کلیه پروژه ها و گزارشات فنی

    2-   تخصیص یک کد اختصاصی به هر پروژه، بگونه ای که برای کلیه گزارشات و مستندات علمی فنی تولید شده در فرایند پروژه از آن کد استفاده می شود. 

    3-   برای هر یک از اقدامات علمی اجرایی و محصولات تولید شده در فرآیند هر پروژه یک گزارش فنی مرحله ای تهیه و مستندسازی می گردد. 

    4-   برای هر پروژه در یک گزارش فنی نهایی تهیه و مستندسازی می گردد. 

    5-   برای هر پروژه در نهایت یک گزارش مستند سازی تهیه می گردد که شامل کلیه مراحل و اقدامات اجرایی انجام شده برای پروژه می باشد. 

     

     

     

     

     
     

     

    6- فرمت تهيه گزارش و مستندسازی 

    گزارش مستند سازی باید دارای مقدمه، فهرست مطالب، توضیح مطالب و فهرست مستندات و مراجع مورد استفاده باشد.

     

    1-   کدگذاری 

     براي هر پرو‍ژه يك كد مشخص تعريف و اختصاص داده ميشود بطوريكه كليه امور علمي، فني و مكاتبات مربوط به آن پروژه  با آن كد مشخص ميگردد.  بر روی جلد هر گزارش کد اختصاصی آن پروژه درج می گردد بگونه ای که آن کد بعنوان مرجع آدرس دهی به آن گزارش  می باشد.

     

    2-   فهرست مطالب:

    در این قسمت فهرست کلیه مطالبی که در متن گزارش به بررسی آن پرداخته می شود با ذکر صفحات مربوطه آورده می گردد.

     

    3-   مقدمه:

    در مقدمه گزارش که حداکثر در یک یا دو صفحه تهیه می گردد دورنمای کلی مطالبی که در گزارش آمده مشخص می شود. در مقدمه گزارش اهداف کلی گزارش تشریح می شود.

     

    4-   تشریح مطالب:

    در فصول مختلف گزارش (بتعداد مناسب) مسائل علمی پروژه شامل اصول، روشهای علمی، الگوریتمها، استاندارها، فرضیات بکار رفته و نتایج و دستاوردهای حاصله بروشنی تشریح می گردد.

     

    5-   فهرست مستندات و مراجع مورد استفاده در تهیه گزارش

    در پایان گزارش فهرست منابع و مراجع را با ترتیبی که در متن گزارش آمده است در پایان گزارش مستندسازی آورده می شود.

     

     

     

     

     

    7- اصول کد گذاری گزارشها، اسناد و مدارک پروژه ها

     

    برای مشخص نمودن کلیه گزارشات، مدارک، مستندات و نامه های مرتبط با هر پروژه از یک سیستم کد گذاری به شکل زیر استفاده میشود.

     

    Ednnn/x

     

    1- :Ed معرف نام شرکت ادصاب می باشد

    2- nnn: یک عدد سه رقمی بزرگتر از 100 است که شماره کد منحصر بفرد مربوط به هر پروژه است و از 101 شروع می شود.  کلیه مدارک  فنی، اداری ، مالی و مکاتبات مربوط به هر پروژه با این کد منحصر به فرد مشخص می گردد.

    3-  : X کد اختصاصی است که نوع گزارش، مدرک، سند و یا نامه مرتبط با پروژه را مشخص می کند و بصورت زیر برای مدارک مختلف تعریف می گردد.

    1-     :SERmm برای گزارش های فنی مرحله ای پروژه مطابق برنامه زمانبندی: بطوریکه mm عدد دو رقمی است که معرف شماره گزارش می باشد مثلا SER01 گزارش شماره 1 پروژه است.

    v      باید توجه داشت که گزارشهایی که طبق برنامه زمانبندی قرار است در پایان هر مرحله کاری به کارفرما تحویل داده شود با کد SER مشخص می شود.

    2-     IMRmm : برای گزارشهای میان مرحله ای که بصورت رسمی در برنامه زمانبندی پیش بینی نشده است و بنا بر ضرورتی تهیه گردیده است mm: عدد دو رقمی معرف شماره گزارش است

    3-     PRmm  : برای گزارشهای پیشرفت مرحله ای هر پروژه بطوریکه mm معرف شماره گزارش ÷یشرفت است.

    4-     در مکاتبات مرتبط با هر پروژه کد  پروژه ( (nnn در شماره نامه بشکل زیر ظاهر می شود

    شماره سریال نامه / کد پروژه nnn / سال

    مثال:

    برای پروژه طرح جامع اصفهان که با کد 114 تعریف شده است مستندات مربوطه بشکل زیر مشخص میشوند

    Ed114/SER01:

    گزارش فنی مرحله ای شماره 1 پروژه طرح جامع اصفهان

    Ed114/IMR01

    گزارش فنی میان مرحله ای شماره 1 پروژه طرح جامع اصفهان

    Ed114/PR02 : 

    گزارش پیشرفت شماره 2 پروژه طرح جامع اصفهان

    856/114/86:

    نامه شماره 856  در سال 86  مربوط به پروژه طرح جامع اصفهان.